Kennziffer 346/2025
Mitarbeiter*in für die Geschäftsstelle, Fachdienst Personal
Der Fachdienst Personal kümmert sich um alle Personalthemen und -fragen vom Recruiting bis zum Offboarding und ist Anlaufstelle für alle Mitarbeitende und Führungskräfte der Kreisverwaltung Groß-Gerau. Für diese verantwortungsvollen und vielseitigen Aufgaben in einem dynamischen Aufgabenfeld mit flachen Hierarchien suchen wir Unterstützung.
Ihre Aufgaben:
- Information, erste*r Ansprechpartner*in, Empfang
- Annahme und Vermittlung von Telefongesprächen, telefonische Auskünfte
- Posteingang (Papier und digital) sichten und entsprechend der Wertigkeit (eigene Einschätzung) der Fachbereichsleitung oder dem jeweils zuständigen Fachdienst bzw. Mitarbeitenden weiterleiten
- Verteilung von abteilungsrelevanten Informationen
- Selbstständige Beantwortung bzw. Weiterleitung aller anfallenden Anfragen
- Ansprechpartner*in für alle Zeitbeauftragten in den jeweiligen Fachabteilungen
- Betreuung von LOGA Zeitwirtschaft, Erfassung und Änderung von Arbeitszeiten der Beschäftigten
- Unterstützung der Personalsachbearbeitung bzgl. Prüfung und ggf. Übertragung von Ansprüchen auf Urlaub und Bildungsurlaub, Mehrarbeitsstunden, Prüfung der Urlaubsansprüche sowie Bearbeitung von Nebentätigkeitsanzeigen
- Ausgabe und Rücknahme der Transponder
- Allgemeiner Schriftverkehr (Schreiben nach Vorlagen, Schreiben selbständig verfassen) inklusive Serienbriefe
- Rechnungen kontieren, „sachlich und rechnerisch richtig feststellen“
- Erstellen von Abrechnungen und Kostenaufstellungen
- Geschäftsstellentätigkeiten für Fachbereichsleitung
- Terminkoordinierung und –verwaltung
- KA-Vorlagen über das Programm „more rubin“ erstellen
- Erstellen und weiterführen diverser Personallisten
- Redakteur/in – Internet und Intranet- Veröffentlichungen vornehmen
- Registratur / Ablage / Archivierung
- Vorbereitung externer und interner Sitzungen und Veranstaltungen (Einladung, Sitzungsvorbereitung, Protokolle)
- Büromaterial- und Literaturbestellung
- Unterstützung des Bewerbungsmanagements bei Bedarf und freier Kapazitäten
Ihr Profil:
- Verwaltungsfachangestellte, Kaufleute für Büromanagement bzw. Fachangestellte für Bürokommunikation / Kaufleute für Bürokommunikation oder Bewerber*innen mit vergleichbarer Ausbildung
- sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sowie die Bereitschaft zur intensiven Einarbeitung in erforderliche Programme
- Kenntnisse in den Programmen LOGA Zeitwirtschaft, Infoma, more rubin und Typo3 sind von Vorteil
- höfliches und freundliches Auftreten mit guten Umgangsformen
- selbständige, zuverlässige, sorgfältige und engagierte Arbeitsweise
- organisatorisches Geschick
- Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- die Bereitschaft, auf verändernde Anforderungen flexibel zu reagieren
Charta der Vielfalt
Die Kreisverwaltung Groß-Gerau hat die Charta der Vielfalt unterzeichnet. Die Vielfalt des Kreises Groß-Gerau soll sich auch bei uns in der Kreisverwaltung widerspiegeln. Wir freuen uns über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer, kultureller oder sozialer Herkunft, geschlechtlicher Identität, sexueller Orientierung, Weltanschauung, Religion, Alter oder Behinderung der Bewerber*innen sowie deren Familienaufgaben.
Schwerbehinderung
Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
Vollzeit- & Teilzeitstellen
Alle Stellen können grundsätzlich in Teilzeit besetzt werden.