Berührungspunkte mit dem Schulsekretariat hatten oder haben wir alle. Doch was genau wird dort eigentlich gearbeitet? Und hat man im Sekretariat in den Ferien frei? Welche Ausbildung wird dafür benötigt?
Diese und weitere Fragen rund um dieses Aufgabengebiet beantwortet unsere Kollegin Simone Beyer von der Albert-Schweitzer-Schule in Mörfelden-Walldorf.
Welche Aufgaben umfasst Dein Job im Schulsekretariat?
Die Aufgaben im Grundschulsekretariat sind sehr vielfältig und abwechslungsreich.
Dazu gehören typischerweise Verwaltungsarbeiten wie Schüler*in-Anmeldungen und -abmeldungen, Führen von Schüler*innen-Akten, Erstellen von Bescheinigungen, Materialverwaltung und -bestellung, Postbearbeitung, Telefonate führen und E-Mails bearbeiten.
Man ist auch Ansprechpartner für Schüler*in, Eltern, Lehrer, die Schulleitung und externe Partner, erteilt Auskünfte, koordiniert Termine und leitet Informationen weiter. Unterstützt die Schulleitung bei der Erstellung von Statistiken und Berichten oder allgemeiner administrativer Tätigkeiten und ist zuständig für die Finanzen und noch so vieles mehr.
Welche Ausbildung wird dafür benötigt?
In der Regel wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung erwartet, beispielsweise Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare Qualifikation. Berufserfahrung im Sekretariatsbereich oder in einer Schule ist von Vorteil, aber nicht zwingend erforderlich. Wichtig sind gute Kenntnisse in den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook) und idealerweise Erfahrung mit Schulverwaltungssoftware oder Datenbankprogrammen.
Auch meine berufliche Vergangenheit liegt nicht im Sekretariat, sondern im Vertrieb einer produzierenden Firma. Trotzdem lässt sich diese Aufgabe mit Verwaltungsgeschick, Organisationstalent und fundierten Office-Kenntnissen gut bewältigen.
Was bereitet Dir bei der Arbeit Spaß?
Ich schätze an meiner Arbeit den abwechslungsreichen Kontakt mit Menschen – den Schüler*innen, Eltern und dem Kollegium. Es ist eine kommunikative Tätigkeit, bei der man helfen und unterstützen kann. Die positive Atmosphäre an einer Grundschule, die von den Kindern geprägt ist. Zudem gibt es selbstständige Arbeitsbereiche, in denen man eigenverantwortlich Aufgaben erledigen muss.
Was ist das Besondere an deiner Arbeit?
Das Besondere an der Arbeit im Grundschulsekretariat ist die zentrale Rolle innerhalb der Schule. Man ist die erste Anlaufstelle für alle Anliegen und trägt maßgeblich zum reibungslosen Ablauf des Schulalltags bei. Man ist Bindeglied zwischen allen Beteiligten und hat einen guten Überblick über das Geschehen.
Vielleicht ein bisschen die „Gute Seele“ der Schule.
Gibt es auch Arbeiten, die wenig Spaß machen?
Wie in jedem Job gibt es auch im Grundschulsekretariat Aufgaben, die weniger Freude bereiten können. Ich empfinde Routinearbeiten wie das Abheften der Ablage und die Inventarisierung als weniger motivierend. Negative emotionale Situationen mit Eltern sind zwar nicht angenehm, bieten mir aber eine wertvolle Chance, meine Fähigkeiten zur effektiven und emphatischen Kommunikation weiterzuentwickeln.
Welche Unterschiede bestehen in der Arbeit an Grundschulen im Vergleich zu weiterführenden Schulen?
Ich denke die Arbeit an Grundschulen ist persönlicher und familiärer geprägt. Der Kontakt zu den jüngeren Schüler*innen und deren Eltern ist intensiver. Schließlich ist hier der erste Schritt zur Selbstständigkeit für die Kids. Die Aufgaben können breiter gefächert sein, da die Strukturen an Grundschulen oft kleiner sind. An weiterführenden Schulen sind die Verwaltungsabläufe oft stärker spezialisiert und die Interaktion mit älteren Schüler*innen und deren Eltern können anders sein. An weiterführenden Schulen und an großen Grundschulen arbeiten oft Teams im Schulsekretariat, so kann man sich spezialisieren und Aufgabengebiete aufteilen.
Womit hast Du in deinem Arbeitsalltag am häufigsten zu tun?
In meinem Arbeitsalltag dreht sich vieles um die Schulverwaltungssoftware – ich pflege Schüler*innen-Daten, erstelle Listen und Bescheinigungen. Ich unterstütze die Lehrkräfte bei organisatorischen Aufgaben und stehe im regelmäßigen Austausch mit Eltern, ob per Telefon, E-Mail oder im persönlichen Gespräch. Auch für die Schülerinnen und Schüler bin ich eine Anlaufstelle, zum Beispiel bei Fragen oder wenn es ihnen mal nicht so gut geht. Telefon und E-Mail gehören generell zu meinen täglichen Werkzeugen, um mit allen Beteiligten in Kontakt zu bleiben. Mit der Schulleitung arbeite ich eng zusammen, um Fristen im Blick zu behalten, Ziele zu reflektieren und gemeinsam Wege zu finden, den Schulalltag organisatorisch einfacher zu gestalten.
Wie sind Deine Arbeitszeiten?
Als Mutter von zwei Kindern in Kindergarten und Grundschule arbeite ich in Teilzeit (30 Stunden/Woche) mit Arbeitszeiten, die in der Regel zwischen 8:00 und 14:30 Uhr liegen. Ich kann, wenn es bei mir zeitlich passt, auch schon um 6:00 Uhr anfangen und auch länger bleiben. Die Option, bei Bedarf von zu Hause aus zu arbeiten, erleichtert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf enorm und ist ein attraktiver Aspekt- auch wenn im Schulsekretariat in der Regel eine Anwesenheit vor Ort erforderlich ist, da der tägliche Schulbetrieb dies meist voraussetzt.
Hat man im Schulsekretariat in den Ferien frei?
Der Haupturlaub sollte während der Schulferien genommen werden. Allerdings besteht in dringenden Situationen und nach vorheriger Absprache mit der Schulleitung die Möglichkeit, einzelne Tage auch außerhalb der Ferien zu nehmen. Hat man genug Mehrarbeitsstunden, muss man in den Ferien gar nicht kommen. Ansonsten ist man hier aber sehr flexibel und kann in den Ferien auch im Homeoffice arbeiten oder einfach mal die Dinge im Büro erledigen, zu denen man im laufenden Betrieb nicht kommt.
Wie sind die Verdienstmöglichkeiten?
Die Verdienstmöglichkeiten richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Abhängig von der einschlägigen Berufserfahrung liegt das Bruttogehalt bei einer Vollzeitstelle zwischen ca. 3.200 € (Einstieg ohne Berufserfahrung, Stufe 1), und ca. 3.600 € (mit dreijähriger Berufserfahrung, Stufe 3). In der höchsten Erfahrungsstufe sind bis zu ca. 3.900 € möglich. Darüber hinaus profitiert man von den attraktiven Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, wie einer Jahressonderzahlung, zusätzlicher betrieblicher Altersvorsorge (VBL) sowie 30 Urlaubstagen pro Jahr.
Danke für den Einblick!
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